GVB is verantwoordelijk voor het openbaar vervoer in Amsterdam en kreeg dagelijks te maken met graffiti-incidenten die handmatig verwerkt werden. Dat kostte tijd, zorgde voor versnipperde informatie en haalde handhavers weg uit hun werkveld. Samen bouwden we een centrale Power App die het hele proces automatiseert, van waarneming tot proces-verbaal en kostenberekening.
Binnen GVB wordt graffiti dagelijks waargenomen en vastgelegd. In de oude situatie betekende dit dat iemand ’s ochtends vroeg op pad ging om foto’s te maken van graffiti. Deze werden vervolgens doorgestuurd naar handhavers, die alles handmatig moesten verwerken.
De registratie gebeurde in SharePoint, waarbij voor elke melding handmatig mappen werden aangemaakt en documenten toegevoegd. Op basis van de aangeleverde informatie werd vervolgens handmatig berekend wat de schoonmaakkosten waren. Ook het proces-verbaal werd volledig handmatig opgesteld.
Dit zorgde voor veel versnippering, foutgevoeligheid en vooral: tijdverlies. Handhavers, die eigenlijk in het werkveld nodig zijn, zaten achter de computer administratieve taken uit te voeren die niet bij hun kernwerk horen.
GVB zocht een slimmere manier om dit proces te stroomlijnen en te automatiseren.
Samen met GVB bouwden we een model-driven Power App die het volledige proces rondom graffiti-registratie centraliseert. Waar voorheen meerdere systemen en handmatige stappen nodig waren, komt alles nu samen in één duidelijke applicatie.
De waarnemer kan direct in de app een melding registreren, inclusief foto’s en afmetingen. Alle benodigde informatie wordt op één plek vastgelegd. Vanuit daar wordt automatisch een SharePoint-structuur aangemaakt en worden alle documenten netjes opgeslagen.
Met behulp van Power Automate worden vervolgens de schoonmaakkosten automatisch berekend op basis van vastgestelde tarieven, zoals transport, personeel en materialen. Ook het proces-verbaal wordt volledig automatisch gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens.
We werkten intensief samen met alle betrokkenen binnen GVB en zaten op locatie om vanuit elke invalshoek input op te halen. Zo konden we een oplossing bouwen die echt aansluit op de praktijk.
De impact is direct merkbaar in de hele organisatie. Het proces is niet alleen sneller, maar ook veel betrouwbaarder geworden. Informatie staat centraal, is direct beschikbaar en wordt automatisch verwerkt.
Handhavers hoeven vrijwel geen administratief werk meer te doen. Zij controleren alleen nog waar nodig en kunnen zich weer volledig richten op hun werk in het veld.
Daarnaast is de doorlooptijd van melding tot afhandeling aanzienlijk verkort doordat handmatige stappen zijn geëlimineerd.
“Wat fijn dat ik weer met mijn normale werkzaamheden aan de slag kan gaan.”
De samenwerking met GVB kenmerkte zich door korte lijnen en intensieve samenwerking. Door op locatie aanwezig te zijn en met alle stakeholders te spreken, kregen we snel scherp waar de knelpunten zaten en wat er nodig was.
Samen hebben we stap voor stap toegewerkt naar een oplossing die niet alleen technisch klopt, maar vooral werkt in de praktijk.